Automação inteligente do Contas a Pagar reforça excelência de grupo varejista

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Por Lucas Rezende, COO Guiando

Como toda grande companhia que cresce de forma acelerada e faz grandes aquisições, um importante player do varejo do setor de Beleza, teve grandes desafios de gestão do contas a pagar, sofrendo cortes de energia, gás, água e, com a chegada da pandemia, até dos Correios. 

Além do problema operacional trazido por esses cortes, houve também prejuízos para a imagem da empresa, tão sólida e conceituada, os quais precisavam ser encabeçados e resolvidos. Com essa meta em mãos, o Consultor de Compras do grupo começou a buscar alternativas e soluções.

Após assistir a uma apresentação do Head de Marketing da Guiando, Eduardo Camargo, sobre o nexinvoice e conhecer como ela revolucionou setores de contas a pagar de outras grandes companhias, o Consultor optou por iniciar uma prova de conceito (POV) com a solução.

Pautado nos pilares de padronização de processos do cliente, indicadores e gestão, além de inovação, tecnologia e previsibilidade, o nexinvoice promove novas formas de executar as atividades, eliminando baixa de faturas manuais em site de concessionárias ou busca em diversos e-mails, controles e planilhas de Excel. O trabalho que antes era 100% manual, passou a contar com os mais de mil robôs da Guiando e ainda sete RPAs, criados exclusivamente para que o processo fosse automatizado por completo.

A tecnologia inovadora do nexinvoice aliada ao interesse em mudar a realidade no grupo varejista originou uma equipe multidisciplinar com os setores de Recebimento Fiscal, Contas a Pagar e Onbording Guiando, capitaneado pelo nosso Head de Inovação Davi Filgueiras. 

Com esse squad reunido diariamente, foi possível revisitar os processos e identificar os gargalos que ocasionaram os cortes de serviços, propor melhorias e indicadores, que foram ilustrados em dashboards a fim de garantir não só a mudança de cenário, mas principalmente um aperfeiçoamento contínuo. Por fim, o mindset operacional foi alterado para o intelectual, transformando três recursos operacionais dedicados para apenas um que monitora todo o processo.

Atualmente, 98% das faturas estão devidamente geridas pela solução do nexinvoice, monitorada pela equipe de Gestão de Fornecedores da Guiando, a qual é acionada e entra em operação de imediato quando um processo tende a falhar. 

E assim vieram os resultados. No momento, são mais de 140 dias sem nenhum corte de serviços – a média eram dois por semana – e 94% das faturas são pagas de maneira automatizada.

Quer saber mais sobre esse projeto ou como o nexinvoice pode mudar a realidade da sua empresa? Fale com a gente!

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